En estos momentos de alerta sanitaria por el COVID-19, muchos clientes, proveedores y amigos nos han pedido que les demos información de cómo nos organizamos en 2bedigital.
Partiendo de que cada organización es distinta y tiene sus propias particularidades, nuestros 7 años trabajando en remoto con un equipo de 20 personas localizadas en diferentes ciudades, y gestionando una cartera de clientes de distintas partes de España y Europa, nos han permitido establecer una serie de pautas y herramientas que creemos que pueden ayudar a muchas empresas y organizaciones.
1) Escoge un espacio de trabajo: lo ideal es disponer de una habitación de trabajo pero si no te es posible entonces deberías tener al menos un espacio que te permita concentrarte.
2) Horario/niños/familia: si tienes familia habla con ella y fija un horario. Nuestra casa no es una oficina. Si tienes niños en casa y tienes que trabajar nuestra recomendación es comprometerse a que cada 1 hora y media o 2 horas descansarás y jugarás con ellos 15-20 minutos. A nosotros nos funcionó diciendo que era nuestro recreo. Descansarás y conciliarás con tu familia. Con las medidas que se están tomando (cierre de coles) esto es muy importante porque los niños relacionan papá/mamá en casa con fin de semana y reclamarán nuestra atención, nos interrumpirán y nuestra productividad bajará. Además, seguro que habrá enfados.
3) Sentir cerca a los compañeros: si estamos acostumbrados a trabajar en equipo (algo básico en 2bedigital y en todas las empresas que funcionan), lo que nos ayuda mucho es mantener siempre activo un canal de comunicación directo tipo chat y estar conectados una serie de horas fijas al día. Como herramienta, nosotros utilizamos Slack (no recomendamos Whatsapp) ya que nos permite crear canales para diferentes equipos o temas, por lo que cada parte de la información tendrá su propio lugar. Slack es un chat profesional y es importante respetar su función… aunque, al igual que en la oficina alguna coña hacemos.
4) Organización de las tareas y proyectos: utilizar el mail para todo y sobre todo para organizar las tareas de tu equipo si tienes personas bajo tu responsabilidad, es un error. Al igual que para una comunicación directa te recomendamos Slack, para organizar los proyectos, tareas y subtareas te recomendamos Jira y Confluence. Esta herramienta nos permite administrar las tareas de un proyecto, el seguimiento de errores e incidencias y la gestión operativa de los proyectos. El mail lo utilizamos más para comunicación con clientes y/o proveedores.
5) Reuniones: evidentemente las videollamadas son una herramienta muy útil para trabajar y organizar el trabajo y compartir información. En cualquier caso, al igual que las reuniones de oficina, las videollamadas no deben ser la herramienta principal. En 2bedigital intentamos que estén limitadas (como también las reuniones offline) a un tiempo máximo de una hora, hora y media, y siempre con una definición de los puntos a tratar. Nosotros utilizamos meet/Google Hangouts simplemente por comodidad, ya que trabajamos con el entorno Google (Gmail/Calendar/Drive) pero existen multitud de alternativas igual de eficientes.
Para finalizar desde 2bedigital, por responsabilidad, hemos decidido cancelar todos nuestros desplazamientos y sumarnos activamente al movimiento #QuedateEnCasa.
Si podemos aportar nuestro granito de arena y necesitas más información de cómo trabajar en casa, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
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